Los dos artículos a comentar son similares en contenido, si bien el de Eduardo Peis Redondo se extiende más en el análisis de conceptos y en las previsiones de futuro, siendo igualmente su lectura más densa que el primero de los artículos. Pasamos a continuación a comentar ambos estudios por separado.
“Administración y manejo de archivos electrónicos”
Carlos Alberto Zapata
El tema principal del escrito es la modificación y la ampliación en nuevos soportes de la gestión de la información debido a la tecnología, y cómo la organización archivística debe ser modificada en el trato de los archivos electrónicos.
Con el uso del soporte electrónico, la información ha crecido. Se ha pasado del manejo de documentos impresos unilineales al texto multilineal, donde se maneja información multimedia y multilineal.
Un concepto importante que se señala es el de “organizaciones hipertextuales”: la organización como un sistema de información constituido por numerosos núcleos y depósitos de información interconectados entre sí. ¿Qué implica esto? Que la información depende de las características propias del sistema administrativo. El ejemplo que se ilustra el texto es el siguiente: El archivo tradicional tenía como base documental el papel, y se ordenan con principios universalmente aceptados. En el archivo hipertextual no queda tan claro dónde termina el documento, ya que contiene hipervínculos que nos trasladan a otros documentos y no queda tan delimitado el documento en cuanto tal.
El documento electrónico tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. Estos elementos son los que lo diferencian de una base de datos.
Por otra parte, el artículo señala la importancia de cómo ha afectado el documento electrónico a la archivística como disciplina. El documento ha derivado en una serie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, etc. Por ejemplo, en el incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones, ausencias de políticas documentales, etc.
Además, se han modificado los conceptos, como el de expediente, serie, subserie, etc. Cosa, por otro lado, que nos parece obvia, ya que al ampliarse tanto con la tecnología el campo tradicional que ya existía, forzosamente se han modificado los conceptos. Los tradicionales no nos sirven en muchas ocasiones para los que se tratan de definir en el área de la información en la que nos encontramos.
Se ha de configurar, pues, un tipo distinto de organización archivística. Algo importante que el autor del artículo señala es que para evitar la pérdida de cientos de miles de datos y de información valiosa para la humanidad, se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos. Éste estaría caracterizado por el uso de estándares, guías y manuales, etc. Además, deberá tener políticas. Y se deberá garantizar la integridad del documento, protegiéndolo contra riesgos en accesos no autorizados, pérdidas, sabotaje, etc.
Concluyendo, pues, es la archivística la que parece tener mayor trabajo por lo expuesto anteriormente. Al menos es la sensación que se extrae de la lectura del artículo. Aunque ya se ha avanzado en el tema, parece ser que todavía la archivística tiene mucho por hacer, debido a la rapidez con que funciona el mundo electrónico.
“Administración y manejo de archivos electrónicos”
Carlos Alberto Zapata
El tema principal del escrito es la modificación y la ampliación en nuevos soportes de la gestión de la información debido a la tecnología, y cómo la organización archivística debe ser modificada en el trato de los archivos electrónicos.
Con el uso del soporte electrónico, la información ha crecido. Se ha pasado del manejo de documentos impresos unilineales al texto multilineal, donde se maneja información multimedia y multilineal.
Un concepto importante que se señala es el de “organizaciones hipertextuales”: la organización como un sistema de información constituido por numerosos núcleos y depósitos de información interconectados entre sí. ¿Qué implica esto? Que la información depende de las características propias del sistema administrativo. El ejemplo que se ilustra el texto es el siguiente: El archivo tradicional tenía como base documental el papel, y se ordenan con principios universalmente aceptados. En el archivo hipertextual no queda tan claro dónde termina el documento, ya que contiene hipervínculos que nos trasladan a otros documentos y no queda tan delimitado el documento en cuanto tal.
El documento electrónico tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. Estos elementos son los que lo diferencian de una base de datos.
Por otra parte, el artículo señala la importancia de cómo ha afectado el documento electrónico a la archivística como disciplina. El documento ha derivado en una serie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, etc. Por ejemplo, en el incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones, ausencias de políticas documentales, etc.
Además, se han modificado los conceptos, como el de expediente, serie, subserie, etc. Cosa, por otro lado, que nos parece obvia, ya que al ampliarse tanto con la tecnología el campo tradicional que ya existía, forzosamente se han modificado los conceptos. Los tradicionales no nos sirven en muchas ocasiones para los que se tratan de definir en el área de la información en la que nos encontramos.
Se ha de configurar, pues, un tipo distinto de organización archivística. Algo importante que el autor del artículo señala es que para evitar la pérdida de cientos de miles de datos y de información valiosa para la humanidad, se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos. Éste estaría caracterizado por el uso de estándares, guías y manuales, etc. Además, deberá tener políticas. Y se deberá garantizar la integridad del documento, protegiéndolo contra riesgos en accesos no autorizados, pérdidas, sabotaje, etc.
Concluyendo, pues, es la archivística la que parece tener mayor trabajo por lo expuesto anteriormente. Al menos es la sensación que se extrae de la lectura del artículo. Aunque ya se ha avanzado en el tema, parece ser que todavía la archivística tiene mucho por hacer, debido a la rapidez con que funciona el mundo electrónico.
“Archivando” registros electrónicos
Eduardo Peis Redondo
Lo primero que señala Peis Redondo en el artículo es que el centro de trabajo tradicional ha sido alterado, debido al poder de la informática y la capacidad de producir documentos. La transformación se da tanto en los métodos de trabajo como en la forma del documento. Por tanto, los principios de la archivística y gestión de documentos necesitan ser evaluados y, quizás, revisados. Esta fue la toma de conciencia que se adoptó ante el fenómeno. Como puede observarse, este problema aparece ya señalado en el anterior artículo de Carlos Alberto Zapata.
El problema es: ¿Las metodologías para los documentos en papel podrán ser efectivas en el mundo de los documentos electrónicos? Algunos piensan que se necesita una nueva base y justificación teórica, es decir, un nuevo “paradigma archivístico”. Otros, sin embargo, piensan que los métodos archivísticos tradicionales todavía tienen un gran valor para la gestión de documentos electrónicos. Las preguntas a tratar ante el problema, por tanto, son:
¿Qué es un documento en el contexto electrónico?.
¿Cómo identificarán y valorarán registros los archiveros?
¿Qué documentación debe incorporar un registro para que sea seguro y auténtico?.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos en un entorno electrónico?.
¿Cómo gestionará el sistema estos registros?
¿Cómo mantendrán los archiveros y gestores de documentos los registros electrónicos inalterables tanto tiempo como sea necesario?
¿Cómo mantendrán vigentes los registros en un entorno electrónico?.
¿Cómo se gestionará el acceso y la custodia física de los registros electrónicos?.
¿Cuál es el papel de los archiveros / gestores de documentos en el entorno de las tecnologías de la información?.
Los archiveros, dice Peis Redondo, están intentando crear un modelo conceptual de registro para permitir la descripción e identificación de un registro (aunque no podamos representarlo como objeto físico). El registro sería diferente a otro tipo de documentación registrada. Las características de los registros son: 1) Por una parte, reflejan procesos comerciales o actividades individuales. 2) Además, los registros proporcionan evidencia de estas transacciones o actividades.
Las estrategias para gestionar registros electrónicos se describen dentro de dos modelos básicos: el modelo del ciclo de vida y el record continuum. Actualmente se está cuestionando la idoneidad del modelo del ciclo de vida para gestionar documentos electrónicos. Este modelo describe qué sucederá con un documento y quién gestionará el documento en cada etapa (los documentos pasan por varias etapas, en el que se dividen las responsabilidades sobre éstos. Además, se distingue entre la función del archivero y la función del gestor de documentos). Hay, sin embargo, quienes no aceptan este modelo para los documentos electrónicos y proponen un modelo alternativo, el modelo del record continuum. Éste considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación. Los archiveros y los gestores de documentos ya no están separados en sus funciones sino que están activamente implicados en todos los puntos, la integración de dichas responsabilidades es aquí fundamental.
Desde nuestro punto de vista, ambos modelos tendrían sus ventajas pero mientras que el modelo del ciclo de vida establece una separación tajante entre archivero y gestor de documentos, el modelo del record continuum permite más el concepto de trabajo en equipo, con todas las ventajas y esfuerzos que ello ahorra.
Después del estudio de los citados modelos, el autor pasa a examinar el valor de los registros y las implicaciones que ello tiene con el documento electrónico. Los valores normalmente se han considerado como primario y secundario. Para la valoración en términos del valor secundario es necesario un análisis del contenido. El problema reside en que en el mundo moderno existe mucha cantidad de información, y además los documentos electrónicos existen como entidades lógicas y no físicas, por lo que los archiveros no pueden centrarse en la valoración por contenido. Se ha optado en estos casos por la valoración funcional, que sería examinar la función , actividad o transacción que genera el documento en lugar del documento en sí mismo. Esto proporcionaría información más fiable y completa.
Los metadatos también es una cuestión importante. En los registros en papel, los metadatos de contexto, contenido y estructura se incluyen o forman parte del documento. Sin embargo, en el contexto electrónico, pueden estar o no físicamente asociados. La investigación en este terreno se dirige hacia la identificación de metadatos para la gestión de registros electrónicos, para que éstos puedan ser considerados como tales. ¿Qué tipos o categorías de metadatos deben ser capturados? Las categorías básicas de metadatos que deberían capturar y retener los sistemas, por acuerdo, son información sobre los agentes implicados en la creación, recepción y transmisión del documento, la fecha de recepción y la relación del registro con los procesos de negocios específicos y los documentos relacionados. En suma, la mayoría de las especificaciones metadata incluyen documentación sobre el contenido y estructura del documento y sobre el contexto de su creación.
Por otro lado, Peis Redondo enuncia las diferentes estrategias de conservación digital más discutidas.
Bearman propuso que se crearan museos de hardware y software obsoletos. Pero este proyecto es de una viabilidad dudosa y posiblemente cara y dificultosa.
Otra estrategia es la de la conversión a formatos estándar. Los formatos preferidos en la actualidad se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML. La idea es almacenar objetos digitales dentro de un archivo, aunque evolucione la tecnología usada para gestionar los archivos. Como idea es buena pero, obviamente, habría que tener en cuenta los costes y la viabilidad efectiva del proyecto en un futuro, para poder hacer un exámen más objetivo de la cuestión.
La emulación: ¿En qué consiste? En ejecutar el software original por emulación de ordenadores futuros. El problema que veo aquí es que es un proyecto demasiado experimental, y quizá resultara un proyecto demasiado caro.
La migración se encargaría de intentar conservar registros auténticos. Es considerada como quizás la mejor esperanza para el futuro. Como con las anteriores, habría que estudiar la rentabilidad del proyecto en cada caso.
En nuestra modesta opinión, de todos, quizás el de la conversión a formatos estándar sea el más adecuado y el que en el futuro se pueda desarrollar con mayor facilidad, ya que aunque evolucionara la tecnología usada para gestionar los archivos, mediante el uso de los metalenguajes siempre podríamos tener acceso a los archivos.
En cuanto a la custodia de los registros, Peis Redondo dice que lo fundamental es el establecimiento de políticas y procedimientos que aseguren que, independientemente de donde estén almacenados los registros, serán gestionados de acuerdo con normas bien establecidas.
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En conclusión, pues, vemos cómo en ambos estudios queda patente que los conceptos generales de campos como la archivística necesitan un ajuste ante el aumento imparable de los entornos automatizados y de los registros electrónicos. Esto es visto como reto que requiere de metodologías, estrategias y técnicas diferentes a las que ya existían. Aunque también hemos visto cómo hay defensores de los métodos tradicionales que afirman que se pueden aplicar a los documentos electrónicos.
Pero bien es cierto que se debe avanzar en el terreno conceptual. En un documento donde tenemos enlaces a otros documentos, y de éstos a otros, y así sucesivamente, ¿dónde empieza y dónde acaba el documento? La metodología tradicional no nos sirve para estos casos.
Queda patente, pues, en los artículos que queda mucho por hacer, si bien, que acabamos de comenzar. Esta es la sensación que queda tras la lectura de los estudios, así como de que hace falta consenso para las estrategias de gestión para registros electrónicos. Por ejemplo, aún no se ha desarrollado un conjunto básico de normas de metadatos, según Peis Redondo. Esto es debido a la cantidad de propuestas y de opiniones que existen ante el tema en cuestión.
Eduardo Peis Redondo
Lo primero que señala Peis Redondo en el artículo es que el centro de trabajo tradicional ha sido alterado, debido al poder de la informática y la capacidad de producir documentos. La transformación se da tanto en los métodos de trabajo como en la forma del documento. Por tanto, los principios de la archivística y gestión de documentos necesitan ser evaluados y, quizás, revisados. Esta fue la toma de conciencia que se adoptó ante el fenómeno. Como puede observarse, este problema aparece ya señalado en el anterior artículo de Carlos Alberto Zapata.
El problema es: ¿Las metodologías para los documentos en papel podrán ser efectivas en el mundo de los documentos electrónicos? Algunos piensan que se necesita una nueva base y justificación teórica, es decir, un nuevo “paradigma archivístico”. Otros, sin embargo, piensan que los métodos archivísticos tradicionales todavía tienen un gran valor para la gestión de documentos electrónicos. Las preguntas a tratar ante el problema, por tanto, son:
¿Qué es un documento en el contexto electrónico?.
¿Cómo identificarán y valorarán registros los archiveros?
¿Qué documentación debe incorporar un registro para que sea seguro y auténtico?.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos en un entorno electrónico?.
¿Cómo gestionará el sistema estos registros?
¿Cómo mantendrán los archiveros y gestores de documentos los registros electrónicos inalterables tanto tiempo como sea necesario?
¿Cómo mantendrán vigentes los registros en un entorno electrónico?.
¿Cómo se gestionará el acceso y la custodia física de los registros electrónicos?.
¿Cuál es el papel de los archiveros / gestores de documentos en el entorno de las tecnologías de la información?.
Los archiveros, dice Peis Redondo, están intentando crear un modelo conceptual de registro para permitir la descripción e identificación de un registro (aunque no podamos representarlo como objeto físico). El registro sería diferente a otro tipo de documentación registrada. Las características de los registros son: 1) Por una parte, reflejan procesos comerciales o actividades individuales. 2) Además, los registros proporcionan evidencia de estas transacciones o actividades.
Las estrategias para gestionar registros electrónicos se describen dentro de dos modelos básicos: el modelo del ciclo de vida y el record continuum. Actualmente se está cuestionando la idoneidad del modelo del ciclo de vida para gestionar documentos electrónicos. Este modelo describe qué sucederá con un documento y quién gestionará el documento en cada etapa (los documentos pasan por varias etapas, en el que se dividen las responsabilidades sobre éstos. Además, se distingue entre la función del archivero y la función del gestor de documentos). Hay, sin embargo, quienes no aceptan este modelo para los documentos electrónicos y proponen un modelo alternativo, el modelo del record continuum. Éste considera la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación. Los archiveros y los gestores de documentos ya no están separados en sus funciones sino que están activamente implicados en todos los puntos, la integración de dichas responsabilidades es aquí fundamental.
Desde nuestro punto de vista, ambos modelos tendrían sus ventajas pero mientras que el modelo del ciclo de vida establece una separación tajante entre archivero y gestor de documentos, el modelo del record continuum permite más el concepto de trabajo en equipo, con todas las ventajas y esfuerzos que ello ahorra.
Después del estudio de los citados modelos, el autor pasa a examinar el valor de los registros y las implicaciones que ello tiene con el documento electrónico. Los valores normalmente se han considerado como primario y secundario. Para la valoración en términos del valor secundario es necesario un análisis del contenido. El problema reside en que en el mundo moderno existe mucha cantidad de información, y además los documentos electrónicos existen como entidades lógicas y no físicas, por lo que los archiveros no pueden centrarse en la valoración por contenido. Se ha optado en estos casos por la valoración funcional, que sería examinar la función , actividad o transacción que genera el documento en lugar del documento en sí mismo. Esto proporcionaría información más fiable y completa.
Los metadatos también es una cuestión importante. En los registros en papel, los metadatos de contexto, contenido y estructura se incluyen o forman parte del documento. Sin embargo, en el contexto electrónico, pueden estar o no físicamente asociados. La investigación en este terreno se dirige hacia la identificación de metadatos para la gestión de registros electrónicos, para que éstos puedan ser considerados como tales. ¿Qué tipos o categorías de metadatos deben ser capturados? Las categorías básicas de metadatos que deberían capturar y retener los sistemas, por acuerdo, son información sobre los agentes implicados en la creación, recepción y transmisión del documento, la fecha de recepción y la relación del registro con los procesos de negocios específicos y los documentos relacionados. En suma, la mayoría de las especificaciones metadata incluyen documentación sobre el contenido y estructura del documento y sobre el contexto de su creación.
Por otro lado, Peis Redondo enuncia las diferentes estrategias de conservación digital más discutidas.
Bearman propuso que se crearan museos de hardware y software obsoletos. Pero este proyecto es de una viabilidad dudosa y posiblemente cara y dificultosa.
Otra estrategia es la de la conversión a formatos estándar. Los formatos preferidos en la actualidad se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML. La idea es almacenar objetos digitales dentro de un archivo, aunque evolucione la tecnología usada para gestionar los archivos. Como idea es buena pero, obviamente, habría que tener en cuenta los costes y la viabilidad efectiva del proyecto en un futuro, para poder hacer un exámen más objetivo de la cuestión.
La emulación: ¿En qué consiste? En ejecutar el software original por emulación de ordenadores futuros. El problema que veo aquí es que es un proyecto demasiado experimental, y quizá resultara un proyecto demasiado caro.
La migración se encargaría de intentar conservar registros auténticos. Es considerada como quizás la mejor esperanza para el futuro. Como con las anteriores, habría que estudiar la rentabilidad del proyecto en cada caso.
En nuestra modesta opinión, de todos, quizás el de la conversión a formatos estándar sea el más adecuado y el que en el futuro se pueda desarrollar con mayor facilidad, ya que aunque evolucionara la tecnología usada para gestionar los archivos, mediante el uso de los metalenguajes siempre podríamos tener acceso a los archivos.
En cuanto a la custodia de los registros, Peis Redondo dice que lo fundamental es el establecimiento de políticas y procedimientos que aseguren que, independientemente de donde estén almacenados los registros, serán gestionados de acuerdo con normas bien establecidas.
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En conclusión, pues, vemos cómo en ambos estudios queda patente que los conceptos generales de campos como la archivística necesitan un ajuste ante el aumento imparable de los entornos automatizados y de los registros electrónicos. Esto es visto como reto que requiere de metodologías, estrategias y técnicas diferentes a las que ya existían. Aunque también hemos visto cómo hay defensores de los métodos tradicionales que afirman que se pueden aplicar a los documentos electrónicos.
Pero bien es cierto que se debe avanzar en el terreno conceptual. En un documento donde tenemos enlaces a otros documentos, y de éstos a otros, y así sucesivamente, ¿dónde empieza y dónde acaba el documento? La metodología tradicional no nos sirve para estos casos.
Queda patente, pues, en los artículos que queda mucho por hacer, si bien, que acabamos de comenzar. Esta es la sensación que queda tras la lectura de los estudios, así como de que hace falta consenso para las estrategias de gestión para registros electrónicos. Por ejemplo, aún no se ha desarrollado un conjunto básico de normas de metadatos, según Peis Redondo. Esto es debido a la cantidad de propuestas y de opiniones que existen ante el tema en cuestión.
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